Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming [AVG] van toepassing. Als onderdeel van deze AVG heeft de sportvereniging S.G.O. een privacybeleid vastgesteld. Dit privacybeleid richt zich in het bijzonder op de verwerking van persoonsgegevens. Onder verwerking wordt verstaan: de manier waarop de vereniging omgaat met de persoonsgegevens die zij verkrijgt, verzamelt en opslaat. Via deze privacy verklaring wordt elke belanghebbende geïnformeerd over de redenen voor verwerking van de persoonsgegevens, welke functionarissen toegang hebben tot de gegevens (en met welk doel) en welke maatregelen de vereniging treft en getroffen heeft om de aan de vereniging verstrekte persoonsgegevens goed te beschermen tegen onbevoegd gebruik. Daarnaast bevat deze verklaring informatie over de rechten van betrokkenen omtrent de gegevens. De secretaris van de vereniging is aangewezen als contactpunt voor vragen, opmerkingen en eventuele klachten naar aanleiding van het geformuleerde privacybeleid, dan wel de manier waarop het privacybeleid door de vereniging in de praktijk wordt toegepast.
2. Algemeen
De sportvereniging S.G.O. (SGO) hecht veel waarde aan de bescherming van aan haar verstrekte persoonsgegevens. In deze privacy verklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe onze vereniging omgaat met persoonsgegevens.
Onze vereniging doet er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaat daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. SGO houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacy verklaring;
- Verwerking van persoonsgegevens beperkt zich enkel tot die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uitdrukkelijke toestemming als SGO deze nodig heeft voor de verwerking van persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van rechten omtrent persoonsgegevens, betrokkenen hierop willen wijzen en deze rechten respecteren.
Als SGO zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van betrokkenen bij onze vereniging.
Indien u na het doornemen van deze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen hierover heeft of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
3. Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden
Persoonsgegevens van SGO-leden worden door onze vereniging verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinden;
- Informeren over SGO-gerelateerde activiteiten;
- Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst, waaronder machtiging inning contributie.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De lidmaatschapsovereenkomst (het aanmeldingsformulier).
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan SGO de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Naam en adresgegevens;
- Telefoonnummer en E-mailadres;
- Geslacht;
- Geboortedatum;
- Bankrekening nummer en tenaamstelling;
- Soort lidmaatschap (afdeling, donateur).
Uw persoonsgegevens worden door SGO opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna op basis van wettelijke eisen. De wijze waarop binnen SGO wordt omgegaan met de bewaartermijn van persoonsgegevens en automatische SEPA incasso gegevens is beschreven in een aparte procedure. Deze is opgenomen in het privacy dossier van de vereniging.
4. Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees (sportblad)
Persoonsgegevens van abonnees op de Nieuwsbrief (sportblad) worden door SGO verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.
- Inning abonnementsgeld in geval van papieren sportblad
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Het aanmeldingsformulier Nieuwsbrief;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan SGO de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Naam;
- Adresgegevens (voor bezorgen papieren versie);
- E-mailadres (voor toesturen Nieuwbrief; digitale versie).
- Bankrekening nummer en tenaamstelling t.b.v. inning abonnementsgeld in geval van papieren sportblad
Uw persoonsgegevens worden door SGO opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de periode dat men aangemeld is.
5. Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers sportevenementen
Hardloop evenementen SGO
- De door een Deelnemer verstrekte persoonsgegevens worden door de Organisator opgenomen in een bestand. Door deelname aan een Evenement verleent een Deelnemer toestemming aan de Organisator tot gebruik van de persoonsgegevens voor het verzenden van informatie aan de Deelnemer.
- Deelnemer verleent door het aangaan van de Overeenkomst toestemming aan de Organisator tot openbaarmaking van zijn naam en wedstrijdresultaten, bijvoorbeeld door middel van publicatie in dagbladen en via internet.
- De persoonsgegevens blijven bewaard voor statistische doeleinden. Indien een Deelnemer in een schrijven aangeeft dat de Deelnemer zijn gegevens verwijderd wil hebben, dan worden deze verwijderd.
- Inschrijven.nl: zie https://inschrijven.nl/privacy.html. Deze zit ook in privacy dossier SGO.
6. Verstrekking aan derden
De gegevens die aan SGO worden verstrekt, kunnen door de vereniging aan derde partijen worden verstrekt, indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- Sportlink voor ledenadministratie en informatie uitwisseling met sportbonden (KNVB en NeVoBo). Voor hun privacyverklaring zie: https://www.sportlink.nl/privacyverklaring/; is opgenomen in het privacy dossier van SGO.
SGO geeft nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee geen verwerkersovereenkomst is afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) worden uiteraard de nodige afspraken gemaakt om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen. Verder zal SGO de verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dient de vereniging medewerking te verlenen en is dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kan SGO met goedkeuring van het DB persoonsgegevens delen met derden indien hiervoor schriftelijk toestemming is gegeven door betreffende perso(o)n(en) (=leden).
7. Binnen de EU
SGO verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
8. Minderjarigen
SGO verwerkt enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
9. Bewaartermijn
Onze vereniging bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist (zie ook hoofdstuk 3).
10. Beveiliging
SGO heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo heeft de vereniging bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- Alle personen die namens SGO van persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- SGO hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al haar systemen;
- De vereniging pseudonimiseert en zorgt voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- SGO maakt back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- Onze vereniging test en evalueert regelmatig (minimaal 1x per jaar) haar maatregelen;
- Medewerkers van de vereniging zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. ;
11. Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die de vereniging van u heeft ontvangen. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door SGO te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Onze vereniging kan u vragen om u te legitimeren voordat zij gehoor kan geven aan voornoemde verzoeken.
Mag SGO uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken, tenzij deze verwerking of verstrekking voortvloeit uit een wettelijke bepaling.
12. Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
13. Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op!
Contactgegevens
Sportvereniging S.G.O., Hoofdstraat 6, 9444 PB, Grolloo
E-mail: sgosecretaris@gmail.com
Wijzigingen
Wij behouden te allen tijde het recht ons privacybeleid te wijzigen. Op deze pagina vind u echter altijd de meest recente versie. Bekijk daarom regelmatig ons privacybeleid op deze website. Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 11 maart 2020.
